Seit dem WEMOG sind bereits fast zwei Jahre vergangen. Eine der Neuerungen war die Einführung der digitalen Eigentümerversammlung. Genauer gesagt wurde Folgendes eingeführt: das Gesetz - § 23 Abs. 1 S.2 WEG - erlaubt den Wohnungseigentümern zu beschließen, dass sie an der Eigentümerversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können. 

Noch in der Phase des Gesetzgebungsprozesses war dies für viele undenkbar und erschien wenig sinnvoll. Wie sollte eine Versammlung funktionieren – ohne den persönlichen Kontakt? Die Fortschreitung der Digitalisierung und nicht zuletzt die COVID-19-Pandemie hat hier Vieles in Gang gebracht. Allerdings ist nach wie vor eine Präsenzveranstaltung vorgesehen – in einem ausreichend dimensionierten Versammlungsraum. An dieser Präsenzveranstaltung können dann einzelne oder auch alle Eigentümer online bzw. über elektronische Kommunikationswege teilnehmen, wenn dies vorher beschlossen wurde. Es findet dann also eine so genannte Hybridveranstaltung statt. In diesem Beitrag soll es um den Gestattungsbeschluss dieser Hybridversammlung gehen und darum, was hier zu bedenken ist. 

Im Vorfeld des Beschlusses 

Zur Vorbereitung eines Beschlusses nach Art. 23 Abs. 1 S. 2 WEG – der wiederum den Weg frei machen soll für die Hybridveranstaltung – müssen eine ganze Reihe von Fragen geklärt werden: 

1. Welche elektronischen Kommunikationsmittel werden zugelassen?  

Es müssen nicht immer Videokonferenzsysteme sein. Denkbar ist hier auch die Teilnahme via Telefon, Messenger Dienst, Videotelefonie oder sogar per E-Mail.  

Bei Videokonferenzsystemen stellt sich die Frage, wird eine Software erworben und vom Verwalter oder der Gemeinschaft betrieben oder ein Onlineportal eines anderen Betreibers genutzt. In letzterem Fall ist die Frage, wo hat der Betreiber seinen Sitz – innerhalb oder außerhalb der EU – und wo steht der Server. Wenn hier die Wahl auf ein System aus einem nicht sicheren Drittstaat (wie den USA?) fällt, muss geklärt werden, ob es ein vergleichbares System aus der EU oder einem sicheren Drittstaat gibt. Wenn dies nicht der Fall ist, kann das gewählte Portal mit weiteren Schutzeinstellungen genutzt werden. 

2. Welche datenschutzrechtlichen Punkte sind noch zu beachten? 

So muss z.B. ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Betreiber der Plattform geschlossen werden. Es bedarf außerdem einer Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Hier kommt die Einwilligung der Wohnungseigentümer in Betracht. Diese muss unmissverständlich, freiwillig, in informierter Art und Weise und widerruflich sein. Wenn ein Eigentümer nicht einwilligt, sondern an dem Präsenzteil der Versammlung teilnimmt, dürfen weder sein Bild noch sein Ton übertragen werden. Für die Einwilligung bzw. die datenschutzrechtliche Zulässigkeit ist zu klären, wie die Daten verschlüsselt werden, wer auf die Daten zugreifen kann, ob die Versammlung aufgezeichnet wird (was nicht zulässig sein dürfte) und wie die Abstimmungen erfolgen sollen. 

Die Eigentümer sind über diese neue Art der Datenverarbeitung nach Art. 13 DS-GVO zu informieren und der neue Prozess muss in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden.  

3. Welche technische Ausstattung ist erforderlich und wer zahlt deren Kosten? 

Wird eine Sonderumlage erhoben oder sind die Kosten bereits in der Verwaltergebühr umfasst? Wie werden die Kosten auf einzelne Eigentümergemeinschaften bzw. die einzelnen Eigentümer innerhalb der Gemeinschaft verteilt? 

4. Welche Rechte sollen die Eigentümer ausüben können? 

Bei der Nutzung von Videokonferenzsystemen ist die Durchführung der Versammlung so denkbar, als würden alle Teilnehmenden Vorort sein. Dann können daher die Antrags-, Rede-, Teilnahme- und Stimmrechte ausgeübt werden. Dies kann aber auch beschränkt werden auf die Teilnahmerechte, während für die Ausübung der Stimmrechte Vollmachten, für bei der Versammlung tatsächlich körperlich anwesende Eigentümer, erteilt werden. 

4. Letztlich ist zu klären, ob Hybridveranstaltung für alle künftigen Versammlungen möglich sein soll oder nur die jeweils nächste Versammlung. 

Das Ergebnis dieser Überlegung hat Auswirkungen auf die Fragen zu Technik, Datenschutz und Kosten. 

Der Beschluss  

Wenn diese oben aufgeworfenen Fragen beantwortet sind und die Umsetzung der Hybridversammlung datenschutzkonform erfolgen kann, kann der entsprechende Beschluss gefasst werden. Auch dieser sollte die Antworten auf diese Fragen beinhalten. Hinzu kommt gegebenenfalls eine Sondervergütung für den Verwalter und die Verteilung dieser Kosten, aber auch ein Hinweis, dass die Eigentümer die technischen Voraussetzungen für ihre Teilnahme selbst auf ihre Kosten schaffen müssen. Auch ein Hinweis auf die Einhaltung der Nichtöffentlichkeit sollte erteilt werden. 

Es braucht nicht mitgeregelt zu werden, welche Auswirkungen technische Störungen haben und wie sich der Versammlungsleiter zu verhalten hat (siehe auch Letzner, Quo vadis digitale Eigentümerversammlung? ZWE 2021, 426). Diese Fragen können in Geschäftsordnungsbeschlüssen geregelt werden.  

Das Fazit 

Der Aufwand für die erste Durchführung der Versammlung als Hybridveranstaltung ist sicher groß, aber dann lohnt es sich. Anzumietende Räume können kleiner sein als zuvor und vor allem ortsabwesenden Eigentümern wird die Ausübung ihrer mitgliedschaftlichen Rechte erleichtert. Diese Vorteile, die dauerhaft bestehen bleiben, wiegen den Installationsaufwand mehr als auf. Ziel ist es Versammlungen moderner, kurzfristiger und kürzer durchzuführen und Eigentümern die Teilnahme zu erleichtern.