Nach den Vorgaben der DSGVO und des BDSG besteht grundsätzlich die Verpflichtung jedes Verantwortlichen für die Datenverarbeitung alle personenbezogenen Daten zu löschen, wenn sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr gebraucht werden. Das klingt eigentlich ganz einfach: Die personenbezogenen Daten der Mieter sind nach Ende des Mietverhältnisses zu löschen. So einfach ist es bedauerlicherweise nicht. Bei der Frage, welches Datum wann zu löschen ist, kommt es auf jedes einzelne Datum an. Außerdem bedarf es nach Ansicht der Datenschutzbehörden auch der Einrichtung von datenschutzfreundlicher Technikgestaltung.

Grundsätzlich gilt, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen die datenschutzrechtlichen Löschfristen hemmen. Geschäftsunterlagen und Handelsbriefe müssen nach dem HGB 6 Jahre aufbewahrt werden, steuerrechtlich relevante Unterlagen zehn Jahre. Die Frist nach HGB beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die entsprechenden Unterlagen erstellt wurden, und die steuerrechtliche Frist mit dem Jahr, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde. Daraus ergibt sich, dass die Mietverträge, die Buchungsbelege sind, mindestens zehn Jahre nach Ende des Mietverhältnisses aufbewahrt werden müssen. Dies gilt jedoch nicht für alle Daten, die im Rahmen eines Mietvertrags oder der Anbahnung eines Mietvertrags erhoben werden. Je nach Art der Daten bestehen unterschiedliche Löschfristen.

Daten von Mietinteressenten, die keine Mieter geworden sind, sollten spätestens nach 6 Monaten nach Abschluss des Mietvertrags gelöscht werden. Diese Frist ergibt sich daraus, dass unberücksichtigt gebliebene Interessenten gegebenenfalls Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend machen können. Nach § 21 Abs. 5 AGG sind diese innerhalb von 2 Monaten geltend zu machen. Da der Fristbeginn nicht klar geregelt ist und zwischen gerichtlicher Geltendmachung durch den Mietinteressenten und der Zustellung dieser Klage beim Vermieter auch noch Zeit vergehen kann, dürfte die angemessene Löschfrist hier 6 Monate betragen.

Auch im noch laufenden Mietverhältnis sind bereits personenbezogene Daten der Mieter zu löschen. Dazu gehören Daten zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, die im Auswahlverfahren erhoben wurden. Diese werden nur so lange benötigt, wie aus den Angaben in der Mieterselbstauskunft Rechte hergeleitet werden können. Dies dürfte jedenfalls nur in den ersten Jahren eines Mietverhältnisses der Fall sein. Daher gehen wir von einer Löschung nach 1-2 Jahren aus. Gesundheitsdaten, Daten zum Beruf, zur Familie oder gar personenbezogene Daten der Familienangehörigen sind meist noch eher zu löschen. Dies gilt nicht, solange hier Ansprüche im Raum stehen. Personenbezogene Daten, also Namen und Alter, von Familienangehörigen, die als volljährige Personen mit in die Wohnung eingezogen sind, können auch weiterhin gespeichert bleiben, weil diese gegebenenfalls in einem Räumungsprozess verwandt werden müssen. Dies gilt allerdings nicht für die Daten der Personen, die als minderjährige Kinder der Mieter in die Wohnung eingezogen sind, denn diese brauchen nicht mitverklagt zu werden.

Auch nach Ende des Mietverhältnisses sind nicht alle Daten sofort zu löschen. So brauchen beispielsweise Kontaktdaten von ehemaligen Mietern nicht vor Ablauf sämtlicher Verjährungsfristen gelöscht zu werden. Hier wäre also zu prüfen, welche gegenseitigen Ansprüche noch in Betracht kommen: Bei Zahlungsansprüchen aus Betriebskostenabrechnungen oder Abrechnungsansprüchen der Mieter enden diese Fristen nicht vor Ablauf des dritten Jahres nach Mietvertragsende. Dasselbe gilt für Ansprüche auf Rückzahlung der Kaution. Die Löschfrist beträgt hier in der Regel ca. vier Jahre.

Wenn allerdings ein Rechtsstreit anhängig ist und bestimmte Daten hier noch eine Rolle spielen, so sollten diese nicht gelöscht werden, bevor die Entscheidung in dem Rechtsstreit rechtskräftig geworden ist.

Grundsätzlich gilt also, so lange noch unverjährte Ansprüche ihm Raum stehen, brauchen die zur Geltendmachung oder zur Verteidigung notwendigen Daten nicht gelöscht zu werden.

Technikgestaltung

In diesem Zusammenhang sei darauf verwiesen, dass die vorhandene Technik so gestaltet werden sollte, dass eine planmäßige Löschung dieser Daten möglich ist. Die Technik sollte nach Art der Daten und Datenkategorien unterscheiden. Eine Sperrung und Löschung muss technisch möglich sein.

Die Mindestanforderung sollte hier sein, dass im Unternehmen geregelte Abläufe zum Löschen der Daten vorgesehen sind. Es muss mindestens geklärt, definiert und dokumentiert sein,

• welche Daten vorhanden sind,
• wann diese jeweils zu löschen sind,
• wer für die Löschung zuständig ist,
• wie die Löschung technisch abläuft.

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Autor: GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

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