Wohnungseigentumsverwalter, die sich zertifizieren lassen wollen, weisen ihre Kenntnisse in einer schriftlichen und einer mündlichen Prüfung nach. Der schriftliche Teil dauert 90 Minuten und besteht aus 50 Fragen, die im multiple oder single choice beantwortet werden müssen. Der mündliche Teil Verwalterzertifizierung dauert 15 Minuten. Die Teilnahme an der mündlichen Prüfung setzt das Bestehen des schriftlichen Teils voraus. Dazu müssen 50% der Punkte erreicht werden und zwar in jedem der vier Teilbereiche der Prüfung.

Diese sind:

• Grundlagen der Immobilienwirtschaft

• Rechtliche Grundlagen

• Kaufmännische Grundlagen

• Technische Grundlagen

Sie können sich im Selbststudium vorbereiten und Ihre Kenntnisse gezielt zur Vorbereitung auf die Prüfung vertiefen.

In unseren Videos und Webinaren vermitteln wir Ihnen die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse, wie es das Wohnungseigentumsgesetz und die Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung fordern.

Selbstverständlich brauchen bereits zertifizierte Verwalter dies nicht zu lesen und zwar dann, wenn sie in einem Unternehmen arbeiten, in dem alle Beschäftigten, die unmittelbar mit der Wohnungseigentumsverwaltung betraut sind, zertifiziert sind. Das bedeutet, dass Mitarbeiter deren Tätigkeit für die Verwaltung untergeordnete Bedeutung haben, nicht zertifiziert sein müssen. Welche Tätigkeiten dies sind, ist noch nicht ganz klar und unter Juristen umstritten. Mitarbeiter des Sekretariats oder einer Telefonzentrale müssen sich wohl nicht zertifizieren lassen, ebenso wenig wie die Personalabteilung einer Hausverwaltung. Bereits bei Buchhaltern und Technikern ist dies aber umstritten. Aktuell können wir nur empfehlen hier genau zu prüfen, wer mit welchen Aufgaben betraut ist. Sofern dies Verwaltungsaufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung sind, sollten diese Mitarbeiter sich zertifizieren lassen.

Die Prüfung für das Zertifikat muss auch nicht abgelegt werden von Personen, die zertifizierten Verwaltern gleichgestellt sind. Dies sind Personen, die die Befähigung zum Richteramt haben (also Volljuristen), Immobilienkaufleute oder Kaufleute der Wohnungswirtschaft, Immobilienfachwirt*innen bzw. Personen, die einen Hochschulanschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt haben. Immobilienmanagement dürfte dazugehören, nicht aber das Bauingenieurswesen. 

Diese Personen erhalten kein Zertifikat. Der Nachweis über die Zertifizierung erfolgte dann durch die Zeugnisse des zweiten juristischen Staatsexamens bzw. die Abschlusszeugnisse der benannten Berufe oder Studiengänge.

Über den Sinn und Unsinn dieser Regelung kann gestritten werden, aber aktuell ist dies die Rechtslage. 

Ebenso diskussionswürdig ist noch folgender Fakt: Arbeiten Sie in einem Einzelunternehmen (keine Gesellschaft, keine Personenmehrheit) und ist der Chef und Unternehmer zertifiziert, ist das Unternehmen zertifiziert, unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter mit welchen Aufgaben dort arbeiten und welche Kenntnisse sie haben.

Jeder Eigentümer hat diesen Anspruch, denn die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört zur ordnungsgemäßen Verwaltung. Dies ist in 19 Abs. 2 WEG geregelt. Sinn und Zweck der neuen Regelung ist der Schutz der Wohnungseigentümer. Die Anforderungen an eine qualifizierte Verwaltung haben sich erhöht, der zunehmende Bedarf an einer fachkundigen Verwaltung resultiert aus den immer komplexer werdenden gesellschaftlichen und rechtlichen Zusammenhängen, die die Verwaltertätigkeit prägten.

Auch von § 19 Abs. 2 WEG gibt es Ausnahmen. Kein zertifizierter Verwalter muss bestellt werden:

• wenn weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen und

• ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und

• weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt.

Auch nach Juni 2024 können nicht zertifizierte Verwalter bestellt werden, wenn sich die Eigentümer einig sind. Die Bestellung eines nicht zertifizierten Verwalters ist anfechtbar, aber nicht nichtig.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Mitarbeiter und erarbeiten Sie ein Organigramm. Das klingt komplizierter als es ist. In einer Veranstaltung wurde eine ähnliche Tabelle vorgeschlagen:

In einer Excel-Tabelle können Sie dann noch Filter setzen, so dass Sie auf einen Blick ersehen können, welcher Mitarbeiter die Prüfung bei der IHK ablegen muss und ob er oder sie dies schon getan hat.

Übrigens kann die Prüfung bei jeder IHK abgelegt werden; es muss nicht die am Ort der Verwaltung sein. Die Prüfung kann auch beliebig oft wiederholt werden, ein Ergebnis wird ebenfalls nicht mitgeteilt. Wer besteht, erhält das Zertifikat, wer nicht besteht, der nicht.

Die oben beschriebene Übersicht können Sie auch verwenden, um eine Zertifizierung nachzuweisen. Im Hinblick darauf, dass es sich bei den Daten um personenbezogene Daten handelt, sollten Sie die Offenlegung der Daten genau überlegen. Sie brauchen hier eine Rechtsgrundlage. Wir empfehlen, diesen Nachweis nur auf Anforderung des Beiratsvorsitzenden diesem gegenüber zur Einsicht vorzulegen oder gegebenenfalls in einem Anfechtungsprozess dem Gericht.

Diese Übersicht muss gepflegt werden. Stellen Sie im Bewerbungs- und Einstellungsprozess sicher, dass die entsprechende Übersicht aktuell ist. Ergänzen Sie die Übersicht gegebenenfalls um eine Anmerkungsspalte, wann die Prüfung geplant ist und ob und wie die Vorbereitung erfolgt.

Die Zertifizierungspflicht rückt näher. Die Diskussion darüber wird derzeit intensiv geführt. Wir bieten Ihnen hierzu hilfreiche Videos und Webinare an, die Sie zur Vorbereitung auf Ihre Prüfung oder die Ihrer Mitarbeiter nutzen können.

Diese Zertifizierung hat nichts mit der Fortbildungspflicht für Wohnimmobilienverwalter zu tun. Diese Fortbildungen nach § 34c GewO und der Makler- und Bauträgerverordnung treffen zertifizierte wie nicht zertifizierte Verwalter, Sondereigentumsverwalter oder Mietshausverwalter, sprich alle, die Wohnimmobilien verwalten. Auch für diese Fortbildungen bieten wir Webinare und Videos an.

Autor: Katharina Gündel, GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

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