Mitarbeiterdatenschutz Teil 2

Was ist dort geregelt?

§ 26 BDSG hat mehrere Regelungsinhalte. In Abs. 8 ist klargestellt, dass als Beschäftigte im Sinne des § 26 BDSG nicht nur Arbeitnehmer*innen, sondern unter anderen auch Auszubildende, Freiwillige, die den Bundesfreiwilligendienst leisten, aber auch Bewerber*innen gelten. Die Verarbeitung der Daten dieser Personen erlaubt Absatz 1, sofern dies für die Zwecke der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Die Datenverarbeitung für die Ausführung oder Erfüllung von Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Zwecke des Betriebsrats ist ebenfalls erlaubt.  

§ 26 Abs. 3 BDSG erlaubt auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, wie Gesundheitsdaten oder Daten zur Religion, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist.  

Und nicht zuletzt stellt § 26 Abs. 2 BDSG klar, dass auch Einwilligungen als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung gelten, wobei für die Beurteilung der Freiwilligkeit der Einwilligung insbesondere die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit der beschäftigten Person sowie die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt worden ist, zu berücksichtigen ist. Was bedeutet das nun konkret?

Welche Daten dürfen denn nun erhoben werden?

Der Arbeitgeber darf und muss neben den Grunddaten, dies sind Name, Anschrift, Telefonnummer (und E-Mail-Adresse) eine Reihe weiterer Daten verarbeiten. Dies sind Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Daten zu Kindern, Religion, Gehalt, Kontoverbindung, Sozialversicherungsträger, Personalnummer, Berufsabschlüsse, Daten zu Fort- und Weiterbildungen, Daten zum Geschlecht, Gesundheitsdaten usw. Hier ist also klar ersichtlich, dass Arbeitgeber eine Vielzahl von Daten ihrer Arbeitnehmer verarbeiten, sogar Daten nach Art. 9 DS-GVO, besondere Kategorien personenbezogener Daten. 

Hier müssen selbstverständlich die Grundprinzipien der DS-GVO eingehalten werden. Zur Erinnerung – diese sind: 

- Rechtmäßigkeit / Treu und Glauben / Transparenz 

- Zweckgebundenheit 

- Datenminimierung 

- Richtigkeit 

- Speicherbegrenzung 

- Integrität / Vertraulichkeit 

Die Rechtsgrundlage für die meisten Datenverarbeitungen im Beschäftigungsverhältnis wird Art. 6 Abs. 1 UA 1 Buchstabe b) DS-GVO sein, nämlich die Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person. Auch sozialversicherungsrechtliche oder steuerrechtliche Vorgaben bilden hier eine Rechtsgrundlage. Und wie war das mit der Einwilligung?

Kann ein Beschäftigter nun einwilligen oder nicht? Oder dürfen Fotos auf die Homepage?

In vielen Unternehmen werden Mitarbeiterdaten auf den Homepages veröffentlicht. Dies können sein: der Name und die Position im Unternehmen oder die E-Mail-Adresse aber auch Fotos. Auch hier muss wieder zuerst geprüft werden, welche Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung der Daten vorliegt. Die Veröffentlichung von Kontaktdaten von Funktionsträgern und Ansprechpartnern ist von § 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1b DS-GVO gedeckt, denn diese Verarbeitung ist für die Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich.  

Anders ist dies bei der Veröffentlichung von Daten von so genannten Nicht-Funktionsträgern, wie Schreibkräften oder Pförtnern, oder bei der Veröffentlichung von Fotos. Mit der Veröffentlichung von Fotos werden besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet, wie Hautfarbe also biometrische Daten oder bei Brillenträgern Gesundheitsdaten. Diese Verarbeitung ist nur selten vom Arbeitsvertrag gedeckt. Als Rechtsgrundlage kommt hier die Einwilligung in Betracht.  

Wie bereits beschrieben ist die Einwilligung auch im Beschäftigtendatenschutz möglich. Die Einwilligung muss vor der Veröffentlichung eingeholt werden. Sie muss schriftlich oder in elektronischer Form erklärt werden. Es muss eine „informierte“ Einwilligung vorliegen, das heißt der Beschäftigte muss genau erfahren, wo das Foto wie veröffentlicht wird, und er muss über seine Widerrufsmöglichkeit informiert werden.  

Problematisch ist hier die Frage der Freiwilligkeit, denn das Arbeitsverhältnis ist von der Über- bzw. Unterordnung geprägt. Nach § 26 Abs. 2 BDSG kann Freiwilligkeit insbesondere vorliegen, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfolgen. Eine Vereinbarung dahingehend, dass der Arbeitgeber professionelle Fotos auf seine Kosten für die Homepage anfertigen lässt und der Arbeitnehmer diese auch privat verwenden darf, spricht für eine Freiwilligkeit der Einwilligung. Auch die Einräumung einer Überlegungsfrist oder die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter ihr Profil selbst gestalten, spricht für die Freiwilligkeit.

TIPP

Wenn Sie also Fotos Ihrer Mitarbeiter*innen auf Ihrer Homepage veröffentlichen wollen, lassen Sie Ihren Mitarbeiter*innen die Wahl. Vereinbaren Sie eine Gegenleistung für die Veröffentlichung der Bilder und erklären Sie die Widerrufsmöglichkeiten. 

Unter TIPP wäre es, die Mitarbeiter in die Gestaltung der Homepage einzubinden! Veranstalten Sie einen Workshop! Die Ideen Ihrer Mitarbeiter werden Sie überraschen!