Der Datenschutz scheint für viele Immobilienverwalter immer noch ein heißes Eisen zu sein, das man ungern und dann nur mit Handschuhen anfasst.

Datenschutz stellt an die gesamte Wirtschaft neue Herausforderung. Ob wir es wollen oder auch nicht, die DSGVO wird bleiben. Die Entscheidungen einzelner Behörden und Gerichte in den vergangenen zwei Jahren zeigen klar in eine Richtung. Wer sich nicht an den Datenschutz hält, muss mit empfindlichen Bußgeldern rechnen.

Eines der prominentesten Beispiele ist das Bußgeld gegen die Deutsche Wohnen aus dem Jahr 2019 in Höhe von 14,5 Millionen Euro. Letztlich ging es darum, dass Daten insbesondere aus dem Vermietungsprozess nicht bzw. nicht ausreichend gelöscht waren. Die Daten wurden nicht mehr gebraucht sodass es keinen Rechtsgrund gab, die Daten weiterhin zu speichern.

In diesem Beitrag soll der Vermietungsprozess bei einer Wohnung als Beispiel dafür dienen, wann welche Daten für welchen Zweck und wie lange genutzt werden können.

So wie jeder Immobilienverwalter praktische Prozesse/Arbeitsanweisungen innerhalb seiner Firma organisiert hat, müssen neben diesen praktischen Prozessen auch die Prozesse in Bezug auf die Datenverarbeitung organisiert werden. Diese Prozessbeschreibungen sind die Verfahrensverzeichnisse / Verarbeitungsverzeichnisse.

So wie jeder praktische Prozess seinen Anfang und sein Ende hat, muss auch der Datenverarbeitungsprozess ein Anfang und ein Ende haben. Ende ist in diesem Sinne dahingehend zu verstehen, dass die Daten, die nicht mehr gebraucht werden, zu löschen sind.

Der Vermietungsprozess gliedert sich grundsätzlich in folgende Einzelprozesse:

1. Wohnungsbesichtigung
2. Auswahl des Wohnungsmieters
3. Abschluss des Wohnungsmietvertrages

In allen drei Prozessen werden unterschiedliche Daten verarbeitet. Bei der Wohnungsbesichtigung braucht man grundsätzlich nur die Kontaktdaten, um einen Besichtigungstermin abzustimmen. Bei der Auswahl des Wohnungsmieters geht es dagegen um sehr viele und auch sensiblere Daten, da hier die Bonität des zukünftigen Mieters geprüft wird. Beim Abschluss des Wohnungsmietvertrages hingegen bedarf es grundsätzlich nur weniger Daten, um den Vertragszweck zu erreichen: Begründung des Vertragsverhältnisses.

Welche Daten zu welcher Zeit benötigt werden, bestimmt letztendlich der Zweck des einzelnen Prozesses. Bei der Wohnungsbesichtigung ist dies klar – es geht um eine reine Wohnungsbesichtigung. Daten über die reinen Kontaktdaten hinaus sollten hier nicht verarbeitet werden. Viele potenzielle Mieter kommen bereits in dieser Phase auf den Vermieter zu und überschütten den Vermieter geradezu mit Daten. In der Regel sind diese Daten eigentlich dem zweiten Prozess (Auswahl des Wohnungsmieters) zuzuordnen. Vor diesen unnötigen Daten sollte sich der Vermieter schützen und diese gar nicht erst annehmen. Scheuen Sie sich daher nicht, den potenziellen Mietern mitzuteilen, dass Sie diese Daten zum aktuellen Zeitpunkt nicht haben wollen. Letztlich benötigen Sie diese Daten in diesem Stadium noch gar nicht.

Hinzutritt, dass insbesondere in Ballungszentren auf eine zu vermietende Wohnung 100 Bewerber kommen können. Die Wohnung kann letztlich nur einmal vermietet werden. Insofern hat der Vermieter bzw. der Verwalter hier 99 Datensätze die er letztlich nicht braucht. Ähnlich sieht es mit der zweiten Phase (Auswahl des Wohnungsmieters) aus. Auch hier bleiben die oben genannten 99 Datensätze übrig, für die man keine Verwendung mehr hat und die deshalb zu löschen sind.

In dem Fall der Deutschen Wohnen war es jetzt so, dass die überflüssigen Daten aus dem Prozess Wohnungsbesichtigung und dem Prozess Auswahl des Wohnungsmieters noch vorhanden waren, obwohl diese hätten gelöscht werden müssen. Diese nicht vorgenommene bzw. nicht ausreichend vorgenommene Löschung hat zu dem Bußgeld von 14,5 Millionen Euro geführt.

Die oben genannten drei Prozesse überlagern sich teilweise. Dies sowohl in Bezug auf die verwendeten Daten, als auch in Bezug auf die Dauer, in der diese Daten für den Prozess benötigt werden. Die folgende Grafik soll diese Überlagerung darstellen (klicken Sie für eine größere Darstellung):

Je höher ein Prozess dargestellt ist, desto mehr Daten werden letztendlich verarbeitet. Daher ist der Prozess Auswahl des Mieters deutlich höher als die anderen Prozesse. Gleichzeitig kann man gut erkennen, wie sich die einzelnen Prozesse überlagern. Während beispielsweise noch Wohnungsbesichtigungen durchgeführt werden, läuft bereits der Prozess Auswahl des Mieters. Die Prozesse sind jeweils immer erst abgeschlossen, wenn alle Daten entsprechend gelöscht sind.

Grundsätzlich könnte man sämtliche Daten zum Prozess Auswahl des Mieters in dem Moment löschen, wenn der Mietvertrag mit dem einen der 99 Mieter abgeschlossen wurde. Es gibt verschiedene Gründe, warum man diese Daten nicht sofort löscht. Zum einen kann es sein, dass der Wohnungsmieter sich kurzfristig doch noch entscheidet, die Wohnung nicht nimmt und man dann gern auf den nächsten Kandidaten zugehen möchte. Ein anderer Aspekt kann sein, dass man Daten sichern will, die gegebenenfalls nach dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) benötigt werden. Führt ein potentieller Mieter sich beispielsweise aufgrund seiner Hautfarbe diskriminiert, kann er innerhalb einer bestimmten Frist eine Klage erheben. Will der Vermieter gegen solche Klagen gewappnet sein, ist es hilfreich, die Unterlagen der anderen Bewerber für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Wird innerhalb der vorgeschriebenen Frist (sechs Monate) keine Klage eingereicht, braucht der Vermieter die Unterlagen nicht mehr und sollte sie löschen. Außerdem ist es oft eine technische und organisatorische Frage, wann Daten gelöscht werden. Wenn beispielsweise in ihrer Firma feste Zeitpunkte definiert werden, zu denen Daten gelöscht werden, werden die vorgenannten Daten eben auch bis zu diesem Zeitpunkt gespeichert. Dies führt dann zu der beschriebenen Überlappung der einzelnen Prozesse.

Die Daten des letztlichen Mieters, mit dem der Vertrag geschlossen wird, werden dann für die Dauer des Mietverhältnisses gespeichert. Insoweit verarbeitet der Vermieter/Verwalter die Daten dieses Mieters über mehrere Prozesse hinweg. Die Daten zu den anderen potenziellen Mietern sind allerdings entsprechend der Verfahrensverzeichnisse zu löschen.

Welche konkreten Daten der Vermieter/Verwalter vom potenziellen Mieter haben darf, ist leider nicht einheitlich geklärt und wird von den Datenschutzbehörden der einzelnen Länder unterschiedlich beurteilt. Teilweise vermitteln die Datenschutzbehörden das Gefühl, dass der Vermieter möglichst gar keine Daten haben sollte (was aus Sicht der Datenschutzbehörden das Optimum wäre). Allerdings funktioniert so die Realität nicht. Ein Vermieter darf wissen, mit wem er konkret einen Vertrag schließt. Neben Name, Vorname und vorheriger Anschrift darf aus unserer Sicht der Vermieter weitere Daten, wie z.B. das Geburtsdatum des Vertragspartners und die Anzahl der Personen erfragen, die die Wohnung nutzen wollen. Es wird wohl noch eine Weile dauern, bis Klarheit und Einheitlichkeit hergestellt wurde.

Bis dahin sollten Sie sich auf die Daten konzentrieren, die sie tatsächlich benötigen und alle anderen Daten erst gar nicht annehmen oder speichern. Löschen Sie rechtzeitig und endgültig nicht benötigte Daten. Im Datenschutz gilt „Weniger ist Mehr“.

Autor: GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

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