Welche Hauswartskosten sind umlagefähig?
Nach § 2 Ziffer 14 BetrKV sind die Kosten für den Hauswart umlagefähige Betriebskosten. Zu diesen Kosten gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Das bedeutet aber auch, dass die Kosten, die für den Hauswart anfallen, nur teilweise von den Mietenden getragen werden. Jeweils für den Einzelfall ist zu prüfen, ob der Hauswart umlagefähige Arbeiten vornimmt.
Zu den Aufgaben des Hauswarts, deren Wahrnehmung auf die Mieter umlagefähig sind, gehören Arbeiten im Sicherheits- und Ordnungsbereich. Als Beispiele können hier genannt werden die Kontrollen der Beleuchtung des Gebäudes, der Außentüren, der Rettungs- und Fluchtwege, der haustechnischen Anlagen, aber auch von Handwerkern und anderen Fremdfirmen. Dies aber nur, wenn diese selbst umlagefähige Arbeiten erledigen, wie die Müllabfuhr. Zum Ordnungsbereich zählt weiter die Überwachung der Einhaltung der Ruhezeiten aber auch die Überwachung der Treppenhausreinigung.
Nicht nach Ziffer 14 des § 2 der BetrKV sondern nach anderen Vorschriften können die Kosten des Hauswarts auf die Mieter umgelegt werden, wenn er die Treppenhausreinigung (§ 2 Ziffer 9 BetrKV) oder die Gartenpflege (§ 2 Ziffer 10 BetrKV) vornimmt. Diese Kosten sollten getrennt vereinbart und dann in der Betriebskostenabrechnung ausgewiesen werden.
Kosten für Reparaturmaßnahmen brauchen die Mieter nicht zu bezahlen. Wenn also die Kontrolle der Beleuchtung (umlagefähig) ergeben hat, dass eine Glühlampe ausgetauscht werden muss, sind die Kosten für das Tauschen nicht umlagefähig. Ebenso nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, wie z.B. das Zustellen von Betriebskostenabrechnungen oder die Entgegennahme von Mängelanzeigen.
Ob Kosten für Bereitschaftsdienste umlagefähig sind, war lange ungeklärt. Diese Frage hat der BGH nun dahingehend entschieden, dass die Kosten für eine Notdienstpauschale nicht umlagefähig sind. Denn es handelt sich bei diesen Kosten um Verwaltungskosten (BGH, Urteil vom 18.12.2019, Az. VIII ZR 62/19).
Der Vermieter muss ermitteln, wie hoch der Anteil der umlagefähigen Kosten ist. Welche der Tätigkeiten haben welchen Anteil an den Gesamtkosten? Zur Beantwortung dieser Frage sollen Stundenlisten dienen. Hier soll es genügen, wenn für einzelne Monate Stundenlisten geführt werden, dann kann daraus auch auf andere Monate geschlossen werden (so Schmidt-Futterer/Langenberg BGB § 556 Rn. 183-186). Tatsächlich ist dies unpraktikabel und sehr zeitaufwändig. Daher werden derartige Stundenlisten nur selten geführt.
Die früher übliche Schätzung des Instandsetzungs- und Verwaltungsanteils von 20 oder 30% genügt heute nicht mehr, es sei denn die Schätzungsgrundlagen können nachvollziehbar (eben anhand von Stundenlisten) dargelegt werden.
In der Praxis hat es sich bewährt, zwei getrennte Verträge mit den Hauswarten abzuschließen. Bei der Vereinbarung der jeweiligen Leistungen, die dann in dem Leistungsverzeichnis niedergelegt werden, muss genau darauf geachtet werden, dass im Vertrag über die reine Hauswartstätigkeit nur Aufgaben aus dem Sicherheits- und Ordnungsbereich von den Hauswarten wahrgenommen werden.
Autor: GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Bildnachweis: Pixabay
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