Fast alle namhaften Hersteller von Immobilienverwaltungssoftware befassen sich mit dem Thema Künstlicher Intelligenz (KI). Ziel ist es, Arbeitsabläufe für den Verwalter zu vereinfachen und im besten Fall gänzlich ohne Mitwirkung des Verwalters laufen zu lassen. Der Umfang der Nutzung von KI und die Tiefe sind bei den einzelnen Anbietern unterschiedlich. Beworben werden diese Produkte intensiv.

Um die einzelnen Anwendungsfälle, die Möglichkeiten, die Anbieter und die einzelnen Tools soll es in diesem Artikel nicht gehen. Ziel des Beitrages ist es, Ihnen als Immobilienverwalter die Punkte aufzuzeigen, die Sie immer beim Einsatz von KI zu beachten haben – unabhängig von der einzelnen Anwendung. Zugleich möchte ich Klarheit schaffen, wie das Zusammenspiel zwischen KI und Datenschutz gelingt und ich möchte auch Mut machen, zu starten. Es geht nicht darum, gleich alles dem Computer zu übergeben, fangen Sie mit einzelnen Schritten an, freuen Sie sich an den kleinen Erfolgen und Sie werden Spaß gewinnen, den Weg weiter zu gehen.

Die DSGVO schützt personenbezogene Daten, also Daten von natürlichen Personen. Bei diesen Daten müssen Sie „Herr der Daten“ bleiben. Geht es beispielsweise um objektbezogene Daten (z.B. Wandstärke und Grundfläche), greift die DSGVO nicht. Auch wenn Sie personenbezogene Daten anonymisieren, so dass kein Rückschluss auf die tatsächliche Person gezogen werden kann, greift die DSGVO nicht. Sie könnten beispielsweise ChatGPT bitten: … entwerfe einen Brief an einen Eigentümer, und fordere diesen dazu auf …..

Für den Immobilienverwalter stellen sich in der Regel folgende Fragen:

- Wann kann ich selbst KI nutzen?

- Worauf habe ich zu achten?

- Welche rechtlichen Risiken gibt es?

- Was ist in Bezug auf die DSGVO zu tun?

Optimal für die Nutzung und den Datenschutz ist die Installation einer eigenen KI, die ausschließlich mit „Ihren“ Daten trainiert wird und bei der die KI diese Daten nicht nach außen gibt. Die Anwendung ist dann in Bezug auf den Datenschutz unkomplizierter möglich und die Anwendungsfälle vielfältig. Sie sind und bleiben damit „Der Herr der Daten“. Eine eigene KI zu organisieren, zu trainieren und zu betreiben ist insbesondere aus Kostengründen eine erhebliche Hürde.

Auf Grund dieser Kostensituation haben sich verschiedene KI-Anbieter etabliert, die letztlich eine kostengünstigere (Mit-) Nutzung von deren eigener KI anbieten. Wenn Sie als Immobilienverwalter mit einem dieser KI-Anbieter kooperieren, geben Sie „Ihre“ Daten in die Hand eines Dritten. Die DSGVO verbietet eine solche Weitergabe von personenbezogenen Daten nicht, sondern hat dies ausdrücklich vorhergesehen und eingeplant. Entscheidend ist auch hier wieder, ob Sie „Der Herr der Daten“ bleiben.

Nehmen wir das Beispiel Heizkostenabrechnung – hier geben Sie Daten weiter, die dann durch das Abrechnungsunternehmen aufbereitet, verarbeitet und in Ihrem Namen Abrechnungen verschickt werden. Ein alltäglicher Vorgang, der auch unter Datenschutzgesichtspunkten zulässig ist. Sie müssen mit dem Abrechnungsunternehmen unter anderem vereinbaren, dass „Ihre“ Daten ausschließlich für die Abrechnungserstellung verarbeitet werden und dass die Daten nicht an Dritte weitergegeben werden. Sie brauchen dafür Verträge und Verarbeitungsverzeichnisse nach DSGVO – beides lässt sich mit überschaubarem Aufwand standardisieren.

Auch bei der Kooperation mit KI-Anbietern sind diese Punkte zu beachten. Wesentlich ist hierbei oft, dass kein anderer –auch kein anderes Verwaltungsunternehmen- auf „Ihre“ Daten innerhalb der KI zugreifen kann.

Beispiel: mehrere Immobilienverwalter kooperieren mit einem KI-Anbieter. Hier muss der KI-Anbieter dafür sorgen, dass Ihre Eingabe „Eigentümer Klaus Meier aus der Müllerstraße“ nicht an andere Verwalter geht, die auch mit diesem KI-Anbieter kooperieren. Dies wird in der Regel durch abgeschirmte Bereiche innerhalb der KI gewährleistet und sollte so auch vertraglich vereinbart werden.

Auch für spezialisierte Softwareanbieter ist teilweise der Betrieb einer eigenen KI zu kosten- und personalintensiv. Daher bedienen sich auch solche Firmen der KI-Lösung von Dritten, d.h. diese Anbieter haben keine eigene KI und nutzen die KI eines weiteren Anbieters mit. Diese Mehrstufige (Mit-) Nutzung von KI-Kapazitäten führt in der Regel auch zu einem attraktiveren Preis. Lassen Sie sich diese Situation offenlegen und vereinbaren Sie, dass alle Beteiligten „Ihre“ Daten nur zu den vereinbarten Zwecken verarbeiten dürfen und sonst kein Dritter Zugriff hat. Vergleichen könnten Sie diese Situation mit einem Generalunternehmer, der Sub-Sub-Auftragnehmer hat. Alle haben Ihre Rechte und „Ihre“ Daten zu schützen.

Problematisch wird es dann, wenn beispielsweise ein Unternehmen eine KI-Speziallösung anbietet und für die Leistungserbringung eine offene KI nutzt (z.B. OpenAI/ChatGPT). Auf die Daten, die dieser offenen KI zur Verfügung gestellt werden, können alle anderen Nutzer auch zugreifen – das muss verhindert werden. Eine Lösung könnte sein, die Daten zu anonymisieren – das ist aber eher eine theoretische Lösung, da das in der Praxis oft zu aufwändig ist.

KI und Datenschutz sind vereinbar. Suchen Sie sich einen Partner, der eine eigene KI hat und sinnvollerweise Ihr Geschäft –Immobilienverwaltung- versteht. Wenn dieser Partner zugleich auch Ihr sonstiger Softwareanbieter ist, sind Sie in einer idealen Ausgangsposition. KI und die damit verbundene Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen entlastet Sie und Ihre Mitarbeiter. Legen Sie los. Ein Weg beginnt immer mit dem ersten Schritt. Viel Erfolg.

Autor: Steffen Groß - GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH