Die Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft schreitet immer weiter voran. Ein wichtiger Teil dieser Digitalisierung ist neben der Online-Teilnahme an Eigentümerversammlung, der Nutzung von Portalen für beispielsweise Mängelmeldungen oder die Mitteilungen der Heizverbräuche nach der Heizkostenverordnung die Digitalisierung der Verwaltungsunterlagen bzw. der Abrechnungsunterlagen. Viele Rechnungen von Dienstleistern werden papierlos erteilt und dann selbstverständlich nicht mehr ausgedruckt.  

Diese Entwicklung ist begrüßenswert, denn zum Beispiel das Arbeiten im Homeoffice wird dadurch erst ermöglicht. Die Mitarbeiter von Hausverwaltungen können nach erfolgter Digitalisierung von nahezu überall auf der Welt auf die Unterlagen zugreifen und diese bearbeiten. Ebenso können Eigentümer und Mieter auch von überall aus Belege bzw. Verwaltungsunterlagen einsehen und prüfen. Wenn nun aber ein Eigentümer oder ein Mieter die Originale sehen will, stellt sich die Frage, wie die Einsichtnahme ausgestaltet werden kann und muss.  

Einsicht in die Originale? 

Über diese Frage werden Steuerberater verwundert sein. Im Steuerrecht werden Belege in elektronischer Form eingereicht, unabhängig davon, ob bereits das Original in elektronischer oder in Papierform erteilt wurde. Sogar im strengen Datenschutzrecht hat die betroffene Person (diejenige, deren Daten verarbeitet werden) gegen den Verantwortlichen (den Datenverarbeiter) Anspruch auf Erteilung einer Kopie der Daten. Von einer Einsicht in Originalunterlagen ist dabei nicht die Rede.

Nun kann hier argumentiert werden, dass es eben im Steuerrecht und auch im Datenschutzrecht keine Ansprüche auf Einsicht in Unterlagen gibt, sondern die jeweilige Erteilung bzw. Übersendung von Unterlagen einen anderen Regelungsinhalt hat. Im Miet- und Wohnungseigentumsrecht bestehen diese Einsichtsrechte, damit die Personen, um deren Ausgaben es geht, Kontroll- und Prüfungsrechte ausüben kann. 

So hat ein Eigentümer gemäß § 18 Abs. 4 WEG Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen. Damit sind nach herrschender Meinung die Originalverwaltungsunterlagen gemeint (Elzer in BeckOK, WEG 18 Rdnr. 166). Dasselbe gilt auch für Mieter. Hier folgt der Anspruch aus § 259 BGB. Mieter haben Anspruch gegen ihre Vermieter auf Einsicht in die Originalbelege der Betriebskostenabrechnung. So hat es zuletzt auch der BGH wieder entschieden (Urteil vom 15.12.2021, Az. VIII ZR 66/20). 

In dem Urteil heißt es im Leitsatz: „Ein Mieter kann hinsichtlich der bei einer Betriebskostenabrechnung vom Vermieter geschuldeten Belegvorlage grundsätzlich Einsicht in die Originale der Abrechnungsbelege zur Betriebskostenabrechnung verlangen, ohne insoweit ein besonderes Interesse darlegen zu müssen. … In Ausnahmefällen kann es nach den Grundsätzen von Treu und Glauben (§ 242 BGB) allerdings in Betracht kommen, dass der Vermieter lediglich die Vorlage von Kopien oder Scanprodukten schuldet. Die Frage, ob ein solcher Ausnahmefall gegeben ist, entzieht sich allgemeiner Betrachtung und ist vom Tatrichter unter Würdigung aller Umstände des Einzelfalls zu entscheiden.“ 

Was sind die Originale? 

Die Originale sind entweder die Papierdokumente, die per Post oder Boten eingegangen sind, oder die elektronischen Dokumente, die über E-Mail oder Online-Portale versandt werden. Schon bei Rechnungen und Unterlagen per Fax, ist diese Frage nicht so einfach zu klären. Faxe werden heute ebenfalls über VoIP als Dateien versandt und dann lediglich vom Faxgerät ausgedruckt auf Papier oder auch als Pdf.-Dokument. 

Die fälschungssicher eingescannten Dokumente und deren Ausdrucke sind jedenfalls keine Originale. 

Welche Ausnahmen gibt es? 

Der BGH erwähnt selbst Ausnahmefälle, in denen der Mieter auf die Einsicht in Kopien verwiesen werden kann, nämlich dann, wenn der Originalbeleg ein elektronisches Dokument ist. Diese Ausnahme erschließt sich mir nicht. Ein Pdf-Dokument an den Mieter weiterzuleiten, damit dieser dies prüfen kann, erscheint ein einfacher und gangbarer Weg zu sein und ist sicher nicht weniger aufwändig, als hier eine Papierkopie herzustellen. 

Es kommt aber auch dann eine Ausnahme in Betracht, wenn die Originale vernichtet wurden. Dann können sie nämlich nicht vorgelegt werden. In diesem Fall ist die Vorlage der ausgedruckten Scans bzw. Einsicht in ein Portal der Weg, in dem die Belegeinsicht gewährt wird. Dass eine solche Ausnahme aber vorliegt, muss gegenüber dem Mieter der Vermieter beweisen. Dies dürfte im Verhältnis Eigentümer und Wohnungseigentümergemeinschaft einfacher sein, wenn hier ein Beschluss der Gemeinschaft zur Digitalisierung vorliegt oder/und der Verwalter mit der Digitalisierung beauftragt wurde. 

Dass diese Ausnahme nur dann greifen kann, wenn der Scan nach dem jeweiligen Stand der Technik und fälschungssicher erfolgt, versteht sich von selbst. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat hier eine Richtlinie zum ersetzenden Scannen veröffentlicht (BSI Technische Richtlinie 03138). Diese zeigt den Stand der Technik und wird immer wieder fortgeschrieben und angepasst. 

Und nun? – Empfehlung und Fazit 

Letztlich ist zu empfehlen, darauf hinzuwirken, dass die Originale bereits eine elektronische Form haben. Vereinbaren Sie die Rechnungsstellung in elektronischer Form! Hier ist dann die Belegeinsicht entweder durch die Kopien oder aber elektronisch zu gewähren. Sofern dies nicht möglich ist, als Beispiel sind hier nur die Teilungserklärungen als Bestandteil der Verwaltungsunterlagen zu nennen, müssen diese Unterlagen in Papierform aufbewahrt werden und dann auch den Eigentümern bei der Einsichtnahme auf Verlangen vorgelegt werden.